Хорошо подобранное и подготовленное помещение, успешная организация мероприятия, легкая, но сытная кухня, удобства проживания и множество факторов, определяющих успешность предварительно проведенных работ – это удачная конференция. Для разного вида конференций нужны подходящие и специальным образом оборудованные помещения.
Обсуждения, не требующие демонстрации, проходят без полотен для электронных трансляторов, если требуется запись, то помещение заполняется столами. Для пресс-конференций в зале устанавливаются стулья или кресла, и оставляется специальное место для расстановки аппаратуры.
Если ожидается многодневная работа, то в процессе ее организации по предварительно собранным данным разрабатывают и определяют:
— места для отдыха и размещения гостей и участников,
— программу мероприятий,
— конференц-зал, подходящий по числу посадочных мест и дополнительные залы (если потребуется),
— места для обедов и ужинов, определенное меню (по возможности).
Решение основных установок потребует приложения сил не одного человека, потому что каждая конкретная задача подразделяется на множество пунктов, требующих внимания. Если участники разместятся в неподобающих условиях, то вряд ли они будут внимательны на встречах, а если помещение не будет технически подготовлено, то эта неприятность не позволит уложиться в отведенные сроки и плодотворно пообщаться. К тому же, трудно будет обмениваться информацией, и встреча будет сорвана. Грамотно составленная и предварительно разосланная для ознакомления программа встреч подкрепит удобство участников.
