Пакетное сканирование – новая, но уже весьма распространенная и востребованная услуга, оказываемая современными архивными центрами. Имеет множество преимуществ.
Обращение с юридически-значимыми актами, оформляемыми в процессе деятельности той или иной компании, подчиняется определенным правилам, многие из которых весьма строго и подробно регламентируют процедуру хранения документов. Для законопослушной крупной фирмы, нацеленной на долговременное существование на рынке, это, в числе прочего, означает необходимость создания собственного архива. Мероприятие это не столь простое, как может показаться на первый взгляд. Во многом, из-за необходимости соблюдение строгих стандартов, действующих в этой сфере.
Но и создание каталогизированного и подробно структурированного архива зачастую не решает всех проблем, связанных с обращением с документами. В случае значительного их объема поиск необходимой информации может потребовать немало времени, которое, как известно, стоит недешево.
Наиболее действенным и эффективным решением в данном случае является сканирование документов (подробнее — на странице http://www.osgrm.ru/uslugi/skanirovanie-dokumentov-i-vvod-dannich) и создание так называемого электронного архива. Это мероприятие можно осуществить самостоятельно, но куда лучше поручить специализированным архивным центрам. Сотрудничество с ними преимущественно по многим причинам. В том числе:
- Значительная экономия временных, административных и, как следствие, финансовых ресурсов. Самостоятельное сканирование документов потребует от компании покупки мощных сканеров, стоимость которых достаточно высока. Кроме того, придется нанять или выделить из числа собственных сотрудников для обработки документации. Это не самое лучшее расходование квалифицированных кадров.
- Высокое качество оказываемых услуг. Обладая значительным опытом осуществления подобных мероприятий, специализированные компании не только сканируют документы, но и распознают их, а также осуществляют обработку по ключевым словам. В итоге удается создать полноценный электронный архив, обращение с которым не требует специальных навыков. Все, что нужно, это доступ к компьютеру с интернетом. Несколько кликов мышки и необходимая информация становится доступна ее обладателю.
- Широкий перечень сопутствующих архивных услуг. Крупные архивные центры не только берут на себя сканирование документов, но и предоставляют услугу по хранению бумажных носителей. Кроме того, они занимаются конфиденциальным уничтожением документов, организацией документооборота и инвентаризацией с использованием технологии штрихового кодирования.
Что касается сканирования документов, которому посвящена данная статья, то особенностью профессионального его осуществления является пакетная оцифровка документов, отличительной особенностью которой является оперативное выполнение большого объема работ. Стоит ли говорить, что уважающие себя компании-исполнители организуют работу таким образом, чтобы полностью удовлетворить интересы клиентов. В том числе, берут на себя курьерскую их доставку в свой центр. Более того! Некоторые из них и вовсе оказывают услуги непосредственно в офисе клиента, осуществляя туда доставку необходимого оборудования.
